איך להגיע מוכנים לפגישה עם מפיק אירוע?

רוצים להיות רגועים ביום האירוע? רוצים להגיע שלווים ושקטים?
אף אחד לא רוצה להגיע ליום האירוע עם פנים נפולים, מלאי קמטים ועם עוד כמה שיערות לבנות.
אם תוכלו להרשות לעצמכם מפיק, קחו! זה מוריד הרבה לחץ ודאגות מהראש.
ממרום 14 שנות ניסיון בתחום הפקת אירועים רצ”ב מספר טיפים חשובים.

טיפים כללים:?איך להגיע מוכנים לפגישה עם מפיק אירוע

א. ראשית שבו וחישבו על תקציב כולל, שאתם מעוניינים להוציא על האירוע ואיך התקציב יחולק בין כל ההוצאות.
ב. חשוב ביותר! היפגשו עם מספר מפיקי אירועים ותיקחו רק את מי שאתם מרגישים שהתחברתם אליו, ומבין אתכם ורצונותיכם.
מרגע שהחלטתם, הפך מפיק האירוע להיות הפסיכולוג שלכם, המגשר שלכם וגם כדור ההרגעה.
ג. יש בענף הרבה שהחליטו שהם מפיקים. חשוב מאוד לקחת אדם מנוסה ועם קבלות כי אחרת חבל על הכסף שלכם.

עוד כמה דברים שכדאי שתדעו:

מה תפקידו של מפיק אירוע?
על מפיק האירוע להסיר כל דאגה, מתח או מטרד ביום האירוע שלכם.
כל הבלגן שלפני האירוע ובמהלכו עובר אליו.
כולנו יודעים כי בכל אירוע יכולות להתעורר בעיות רבות כגון: האם לפתוח שולחן נוסף או לא, מה ינגן התקליטן ומתי? להנמיך את עוצמת המוזיקה, להגביר או לשנות סגנון, מתי ניכנס לקבל את אורחינו, מי יברך ומתי.
כאשר לוקחים מפיק אתם מטופלים ע”י בעל מקצוע אשר ייתן מענה לכל שאלה.
מפיק האירוע יודע את התשובות, אחרי הכול הוא בעל ניסיון מצטבר רב של עשרות אירועים.

מתי נכנס מפיק אירוע לתמונה?
ישנן מספר אופציות שהן תלויות תקציב ורצון עורכי האירוע.
אופציה ראשונה:
לקחת מפיק מהתחלה, מהרגע שמחליטים קיום אירוע.
המפיק ילווה אתכם בבחירת מקום לאירוע: מקום שיתאים לכמות המוזמנים שלכם ולסגנון שלכם.
יחד יוחלט על התאריך הרצוי לאירוע, העדפה של העונה בשנה.
בחירת תפריט כולל טעימות ועצות.
בחירת תוכנית לאירוע: להקה / דיג’/ דיג’ עם להקה וזמרים/ זמר אורח.
השלב הבא הוא תכנון האירוע והאווירה שהזוג מעוניין להעביר.
שלב זה קשור ישירות לעיצוב האירוע ויתוכנן יחד איתו.
המפיק מלווה את הזוג לכל אורך התקופה של הכנות ועד יום האירוע.
ביום האירוע המפיק מלווה את הזוג עם צוות שלו מיומן ומנוסה. תפקידו להרגיע את הסובבים כולל אחים, אחיות, הורים וכמובן חתן כלה או בעלי השמחה עצמם.
המפיק שותף מלא להקמת האירוע החל מרמת העיצוב, וכלה באחריות על כל צוות אחר שקשור לאירוע כגון תאורה, הגברה,דיג’י וקייטרינג.
המפיק וציוותו דואגים שהאירוע יתנהל לפי התוכנית שנקבעה מראש, זמן עריכת החופה, זמן הגשת האוכל והכול עם גמישות בהתאם להתנהלות האירוע.
שהמוסיקה תהיה קשובה לקהל , ותזמון מדויק במידה ויש עוד בתוכנית כמו זמר אורח וכו.
המפיק וצוותו נשארים עד סוף האירוע.
אופציה שנייה:
מפיק האירוע נכנס לפעילות לאחר שהזוג סוגר מקום ותאריך.
אופציה שלישית:
המפיק וצוותו יארגנו ויתפעלו את האירוע רק ביום האירוע.