איך לבחור מקום לאירוע שלכם?

היום הגדול בפתח ורק נשארה בעיה קטנה אחת – להיכן תזמינו את יקיריכם ביום שמחתכם הגדול? אולם שמחות או גן אירועים? הסוגייה אינה פשוטה כלל וכלל ולכן ריכזנו עבורכם נקודות מרכזיות אותם תרצו לקחת בחשבון לפני ההחלטה הגורלית.

איך לבחור מקום לאירוע שלכםמיקום – ראשית, החליטו אם אתם בעניין של אירוע אינטימי או שמא אירוע גדול מרובה משתתפים. להחלטה זו תהיה השפעה על בחירת המקום שכן חלק מהמקומות דורשים כמות מינימלית של מוזמנים, בשעה שאחרים אינם יכולים להכיל כמות גדולה מדי של אנשים. אם אתם מתחתנים, סביר להניח שתרצו לבחור באזור גאוגרפי הקרוב למקום מגוריכם המקורי. אם כל אחד מבני הזוג מגיע מאזור שונה בארץ, אפשר להתפשר על מקום באמצע. קחו בחשבון שמקומות לאירועים באיזור המרכז יקרים יותר מעמיתיהם המרוחקים. מאידך, אם החלטתם ללכת על איזור מרוחק, תצטרכו לדאוג להסעות לאורחים. לאחר שהחלטתם על אופי האירוע ומיקומו הגיאוגרפי, נסו לדלות את המקומות אשר עונים על העדפותיכם, כגון: תצפית לים, מקום פתוח וטבעי או אולי אולם נוצץ ועכשווי. כדאי לסייר במספר גנים/אולמות ולהתרשם מהאווירה באופן כללי.

תקציב – החליטו מראש על תקציב הגיוני לאירוע שלכם. הפיתויים בדרך עוד יהיו רבים, אך נסו שלא לחרוג מהתקציב. אם אתם מתחתנים, דעו שברוב החתונות הצ’קים אינם מכסים את הוצאות החתונה. כדי להישאר במסגרת התקציב שהיצבתם לעצמכם, תצטרכו להיכנס לפרטים הכי קטנים ולא להתבייש לשאול שאלות כגון: מהי שיטת תמחור המנות – לפי מנה או סכום גלובלי שנקבע מראש? מה כלול במחיר, כמה צריך להוסיף ואת כל זאת לכלול בחוזה. אגב, כל המחירים צריכים לכלול מע”מ ולהינתן בשקלים על פי חוק.

בחירת התאריך – החלטה חשובה זו תלויה בגורמים רבים, לכן התחילו בבחירת העונה המועדפת עליכם. חסידי החורף יטענו שאירועים בחורף מקבלים נופך אלגנטי והדור, בעוד שאלו המצדדים באירועי קיץ רואים בדימיונם ים, טבע, שמיים, ו… חופש! בכל החלטה שתיקחו, אל תשכחו להביא בחשבון שבין החודשים נובמבר למרץ המחירים זולים בצורה משמעותית.
היום המבוקש ביותר לקיום אירוע הוא יום חמישי. מה שהופך אותו גם ליקר יותר. הסיבה לכך היא שביום שלמחרת (שישי) רוב האנשים אינם עובדים, מה שמאפשר להם להישאר עד שעות מאוחרות. מצד שני יום חמישי הוא יום מועד לפורענות מבחינת פקקי התנועה. ישנם שיעדיפו דווקא את יום ראשון, בו אנשים מלאי אנרגיה לאחר מנוחת השבת. במקרה של חתונה, היהדות דווקא מעדיפה את יום שלישי (שבו נאמר “פעמיים כי טוב”).. בקיצור, לכל יום יש את היתרונות והחסרונות שלו, לכן ההחלטה צריכה בסופו של דבר להתאים לשיקוליכם האישי בלבד.

מה עכשיו? – בחירת המקום היא הצעד הראשון והחשוב ביותר בדרך לאירוע שלכם. אך כמובן שבזאת טרם נסתיימה המלאכה. קצרה היריעה מלהכיל את מגוון המרכיבים שיש להוסיף לאירוע, אך להלן כמה נקודות מרכזיות:

קייטרינג – בררו אם למקום יש קייטרינג משלהם או שהם מאפשרים הבאת קייטרינג חיצוני. דאגו לארגן מפגש טעימות לפני סגירת החוזה.

עיצוב האירוע – ישנם מקומות המגיעים עם עיצוב משלהם ואף עם מספר אפשרויות הניתנות להתאמה לפי אופי האירוע. אחרים מגיעים ללא עיצוב. במקרה זה תוכלו להיוועץ במעצבי אירועים אשר ייתנו לאירוע שלכם את הטאצ’ המיוחד..

סידור ישיבה – חשוב לדעת מה מספר האנשים היושבים מסביב לכל שולחן ולבדוק שיש מספיק מרווח בין השולחנות. בנוסף, תוכלו לבקש גם תרשים של סידור השולחנות.

שירותים – וודאו שיש במקום כמות מספקת של תאי שירותים ביחס לכמות האורחים. בידקו את רמת הניקיון של השירותים ובררו האם דואגים לנקות אותם גם במהלך האירוע.

חניה – כדאי לדעת מראש כמה מקומות חניה יש למקום והאם החניה כרוכה בתשלום. בידקו אם יש סדרן בחניון.

עוד פרטים קטנים שכדאי לברר: האם למקום יש תעודת כשרות? האם יש לו רישיון עסק? האם יש גנרטור? האם יש מגבלות זמן לאירוע והאם יש תוספת מחיר לשעות נוספות?

ארגון אירוע הוא הפקה לא פשוטה אך עם זאת מאתגרת ומלאת סיפוקים. אנו מקווים שכתבה זו תעזור לכם בהחלטה החשובה ביותר – בחירת המקום לאירוע שלכם.